Leitlinien für den Betrieb des Institutional Repository KOPS (Konstanzer Online Publikationssystem) der Universität Konstanz

Das Institutional Repository KOPS (Konstanzer Online-Publikations-System) bietet allen Angehörigen der Universität Konstanz die organisatorischen und technischen Rahmenbedingungen zur elektronischen Publikation wissenschaftlicher Dokumente. Im Rahmen dieses Serviceangebots der Bibliothek der Universität Konstanz werden wissenschaftliche Dokumente unter Einhaltung von Qualitätsstandards im Internet für Forschung und Lehre bereitgestellt. Die elektronischen Dokumente erhalten dauerhafte Adressen und werden über nationale und internationale Bibliothekskataloge, Suchmaschinen sowie andere Nachweisinstrumente erschlossen. Darüber hinaus wird eine Langzeitarchivierung der elektronischen Dokumente gewährleistet (mindestens zehn Jahre). Beim Betrieb und der Weiterentwicklung des Institutional Repository werden Empfehlungen und Standardisierungen nationaler und internationaler Initiativen wie der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation oder der Open Archives Initiative (OAI) einbezogen.

Der Sammelauftrag der Bibliothek der Universität Konstanz umfasst die Speicherung, Katalogisierung und Archivierung aller durch Mitglieder der Universität Konstanz veröffentlichten elektronischen wissenschaftlichen Dokumente. Dies bezieht sich sowohl auf rein elektronische Publikationen als auch auf elektronische Versionen gedruckter Dokumente. Die Urheberrechte der Autor/innen bleiben gewahrt. Die Veröffentlichung in KOPS steht einer weiteren Veröffentlichung der Dokumente in Fachzeitschriften oder Monographien sowie auf anderen Servern nicht entgegen. Gemäß den Empfehlungen des Wissenschaftsrats und entsprechend dem Ziel der Universität Konstanz eine Volltext-Universitätsbibliografie zu errichten, werden alle Wissenschaftler/innen der Universität Konstanz aufgefordert, sich beim Abschluss von Verlagsverträgen ein entsprechendes weiteres Nutzungsrecht zu sichern und die von ihnen verfassten Dokumente zusätzlich - eventuell nach einer Sperrfrist - auf dem Dokumentenserver zu veröffentlichen. Die Bibliothek der Universität Konstanz bietet eine Beratung bezüglich der Einhaltung von Urheber- und Verwertungsrechten an. Die Einhaltung dieser Rechte liegt in der Verantwortung der Autor/innen bzw. der Herausgeber der elektronischen Dokumente.

Unter dem Begriff "elektronisches Dokument" wird im Sinne dieser Leitlinien ein Dokument verstanden, welches auf Text und Grafik basiert, in digitaler Form auf einem Datenträger gespeichert ist und über Rechnernetze verbreitet wird. Künftig wird angestrebt, den Begriff auf multimediale Dokumente, die Audio- und Video-Sequenzen enthalten, zu erweitern. Ein über das Institutional Repository zu veröffentlichendes elektronisches Dokument erfüllt folgende Bedingungen:

• Es ist zur Verbreitung in der Öffentlichkeit bestimmt.
• Es stellt kein dynamisches Dokument dar. Sind Veränderungen notwendig, wird das geänderte elektronische Dokument als neue Version gespeichert.
• Es entspricht den von der Bibliothek der Universität Konstanz vorgegebenen technischen Parametern.

Die Dokumente werden von den Autor/innen selbst bzw. einem Beauftragten per WWW-Formular formal und inhaltlich beschrieben und anschließend in das Institutional Repository eingestellt. Diese Daten sind über einen vereinbarten Zeitraum (mindestens zehn Jahre) verfügbar. Die endgültig publizierten Dokumente können nicht verändert bzw. gelöscht werden. Die inhaltliche Erschließung der Dokumente erfolgt durch den Autor/die Autorin. Sie erfolgt sowohl über frei vergebene Schlagworte, als auch über einen oder mehrere zugeordnete Klassifikationscodes (z.B. der DDC).

• Folgende Kategorien elektronischer Dokumente werden gespeichert und über das Institutional Repository der Universität Konstanz verbreitet:
  • Aktuelle Publikationen sowie Kopien bereits veröffentlichter Publikationen von Mitgliedern der Universität Konstanz mit wissenschaftlichen Inhalten,
  • Publikationsreihen der Universität Konstanz,
  • durch Angehörige der Universität Konstanz herausgegebene Publikationen und Publikationsreihen wie Sammelwerke, Kongressbände, Forschungsberichte, Zeitschriften (E-Journals) oder Reihen,
  • Dokumente, deren Veröffentlichung durch Prüfungsordnungen vorgeschrieben ist (Dissertationen und Habilitationsschriften),
  • Publikationen und Publikationsreihen von mit der Universität Konstanz assoziierten Einrichtungen und Personen,
  • Abschlussarbeiten von Studierenden der Universität Konstanz wie Diplom-, Examens-, Bachelor-, Magister- oder Masterarbeiten,
  • Dokumente von wissenschaftlicher Relevanz im Rahmen der regionalen und überregionalen Sammelaufgaben der Bibliothek der Universität Konstanz.
• Die Verbreitung der elektronischen Dokumente kann räumlich eingeschränkt - etwa auf den Campus der Universität Konstanz - oder zeitlich befristet werden.

• Die elektronischen Dokumente werden mit individuellen und dauerhaften Adressen versehen, welche einen unmittelbaren Zugriff auf die Dokumente erlauben. Die Adressen werden als URNs (Uniform Resource Name) bei der Deutschen Nationalbibliothek registriert. Die Administration und Pflege der PURLs (Persitent URLs) wird von der Bibliothek der Universität Konstanz garantiert.
• Das Auffinden der elektronischen Dokumente ist über KOPS, Bibliothekskataloge, Recherchen in bibliografischen Metadaten, sowie auch über regionale und überregionale Bibliothekssysteme, Suchmaschinen und OAI-Service Provider (wie z.B. OAIster) möglich.
• Für die Erschließung, Speicherung und Archivierung der elektronischen Dokumente sowie für den Austausch der Metadaten werden internationale Standards wie die Richtlinien der Open Archives Initiative (OAI) und der Deutschen Initiative für Netzwerkinformation genutzt.
• Die Archivierungsdauer der Formate hängt von der Verfügbarkeit des Formates, der Betrachtungssoftware sowie den Konvertierungsmöglichkeiten ab. Die Archivierungsdauer beträgt mindestens zehn Jahre.

• Das Institutional Repository wird von der Bibliothek der Universität Konstanz betrieben.
• Die elektronische Veröffentlichung ist für Angehörige der Universität Konstanz und Angehörige von mit der Universität Konstanz assoziierten Einrichtungen kostenfrei.
• Die Abgabe der elektronischen Dokumente zur Verbreitung über das Institutional Repository erfolgt in der Bibliothek der Universität Konstanz.
• Für die Veröffentlichung notwendige zusätzliche Arbeiten wie die Aufbereitung der elektronischen Dokumente oder die Konvertierung in andere Formate werden von den Mitarbeiter/innen der Bibliothek der Universität Konstanz nach Absprache betreut oder durchgeführt.

Ansprechpartner für alle das Institutional Repository betreffenden Fragen ist:

Wir danken der Arbeitsgruppe Elektronisches Publizieren an der Humboldt-Universität zu Berlin. Die Leitlinien des Dokumentenservers der Humboldt-Universität zu Berlin wurden hier als Vorlage benutzt.